档案数字化加工流程细则

档案接收管理人员负责档案的领取。接收档案时一定要和客户对好档案接收单（包括档案的批号，页次，本数）。与客户在交接单上签字一式两份，双方各执一份。

操作方法

  • 01

    1、1目录数据准备 按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、 责任者、起止页号和页数等，应进行修改。

  • 02

    1、2拆除装订 在不去除装订物情况下，传统的扫描仪会影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。 如果要不拆装的扫描是需要使用非接触式的档案扫描仪比如book2net系列、iscan系列的扫描仪，不需要拆装直接进行扫描就可以。

  • 03

    对于己经编好的页码要查看是否正确，档案的纸张是否有破损，如果破损严重的，无法进行直接扫描的档案，及时与管理人员沟通进行处理。

  • 04

    按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。 确保扫描时不出现混乱现象。 1、4页面修整 破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。

  • 05

    制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

  • 06

    根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业非接触式的扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

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