巧妙利用Word办公应用软件进行论文汇编工作
众所周知中,一般情况下,学校每年都会把老师们所编写的论文,集中整理成为一个年度的论文汇编。不过,现在虽然说起来比较容易,但是真正要将如此数量庞大的论文件,全部汇编在一起,可并不是一件轻松的工作。我们知道,要将论文文档汇编成一个文档时,需要对汇编后的内容进行逐篇分页,编辑目录,页码等等工作。如果,我们按照一般做法实施,可能要花费相当多的时间精力。其实,现在我们可以借助于Word2007办公应用软件,进行处理。在这款办公应用软件中,我们只要适当应用一些常用功能,便可以快速轻松地完成汇编论文这项麻烦工作。
步骤/方法
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一：轻松合并文档 在Word 2007办公应用软件中, 如果需要合并上百个论文文档,还是相对比较简单的。先把交上来的所有文档集中存放在同一文件夹内,比如“C:\论文集”。打开Word2007,新建一个文档,切换到“插入”选项卡,单击“文字”区域的“对象”,从下拉列表中选择“文件中的文字”。在“插入文档”窗口中打开论文所在文件夹“C:\论文集”,按Ctrl+A键选中所有论文文档,再单击“插入”按钮,马上可以看到所有论文已经合并到当前文档中了。
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二：快速逐篇分页 在我们第一步中,合并后的所有论文,其实是首尾相连的,而在汇编中通常要求每一篇的标题都要从独立的页面开始,也就是说需要在每一篇的标题前分页。百来篇论文若逐一按“Ctrl+回车键”分页可得不少时间。好在学校对论文格式有统一要求,所有上交论文的标题都是二号字、加粗,根据这一特点我们可以用Word的查找替换快速分页。 在Word 2007,单击“开始”选项卡“编辑”区域的“替换”,在“查找和替换”窗口中单击“更多”按钮以显示高级选项。然后单击“格式”按钮选择“字体 (F)…”,在“查找字体”窗格中选择字号为“二号”、字形为“粗体”,确定后在“查找和替换”窗口的查找内容下会显示“格式： 字体：二号,加粗”。查找内容不用输入,只在“替换为”中输入^m^&(图1),单击“全部替换”按钮即可在所有标题前逐一插入分页符完成自动按篇分页。对于标题分两行的论文, Word只会在第一行标题前分页。
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三：汇编目录速成 通常情况下,如果我们直接输入汇编论文目录显然会很麻烦,以后编辑页码时修改也很麻烦。我们可以先对标题统一设置标题样式,再让Word根据标题样式自动生成目录,这样就简单多了。 单击“开始”选项卡“编辑”区域的“查找”,单击“更多”按钮,然后单击“格式”按钮选择“字体(F)…”设置查找字体为“二号”、“粗体”。查找内容不用输入,单击“在以下项中查找”按钮,选择“主文档”,文档中所有论文标题会全部被选中。现在单击“开始”选项卡“样式”列表中的“标题”,即可把所有论文标题设置为“标题”样式。