灵活运用Excel把有规律地文本数据分列

刚考完试，领导心血来潮，要求统计一下男女比例、平均分、及格人数等各项信息。学校一直使用专用软件登记考生资料，但该软件竟没有这些统计功能，暴汗。幸好发现这软件能把基本数据导出为文本文件，我想，拿到Word或Exce里或许有办法解决。下面是导出的文本，如图1。



要统计各项数据，首先要把连在一起的各列数据分开，首先想到的是用Word的文本转换为表格功能，但尝试后发现，在Word中要将文本转为表格，必须具有文字分隔符，但从图1可见，几列数据是连在一起的，没有Word能够识别的符号分隔，所以此路不通。

只能再试试Excel了，终于在“数据”菜单中找到了Excel的“分列”命令，以下就是解决问题的全过程。

1.复制文本，在工作表中的A1单元格中执行“粘贴”，数据已自动分行，如图2。



2.选中A列，在“数据”菜单中，单击“分列”命令，如图3。



3.在打开的“文本分列向导”对话框中，根据基本数据的特点，选择“固定宽度”。如图4。



4.单击“下一步”，设置字段宽度。单击建立分列线，按住左键可拖动分列线的位置，双击可取消分列线。如图5。



4.分列完毕后，单击“下一步”，设置每列的数据类型。如:第一列要设置为“文本”，否则分列后，考号最前面的“0”将被舍去;而第三列设置为“常规”即可，Excel将按单元格中的内容自动判断并设置数据类型。如图6。



5.单击“完成”。眨眼工夫分列完毕，然后使用Excel的筛选、排序等功能就可以统计所需要的数据了。如图7。



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