保护office文档的六种有效措施

腾讯视频/爱奇艺/优酷/外卖 充值4折起

OFFICE文档是我们办公中使用最普遍的文档格式之一,它里面存储内容一般都是涉及公司或个人的重要内容,在很多情况下是禁止别人修改或者查看的。那么如何才能做到这一点呢?其实,合理运用OFFICE软件本身的一些设置即可较好的满足大家的要求。下面我们就以Word 2003为例向大家介绍具体的做法。

一、设置保存密码

使用密码对文档进行保护,是一种最常用的做法。密码保护一共分为两层,即打开权限密码和修改权限密码。

对文档设置密码一共有两个地方可以进行,操作都比较简单。如果该文档是初次保存,那么我们就可以在打开“另存为”窗口设置保存位置和文件名时,单击“另存为”窗口右上角的“工具”按钮,在弹出的菜单中选择“安全措施选项”命令打开“安全性”窗口,在这里我们就可以分别设置“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”了,建议大家不要将这两个密码设为同一个内容。

如果文件初次保存时没有设置密码,那么也没关系,我们只需要打开“工具”菜单下的“选项”命令,将打开的“选项”窗口切换到“安全性”标签,在这里同样可以设置打开和修改权限密码。

对于拥有打开权限密码,那么在打开受保护的文档时,该文档是只读属性,如果对进行了修改,那么只能换名存盘,不会影响到原文档的内容;如果拥有修改权限密码,那么就表示对文档拥有了完全控制权。

二、防止文档属性暴露信息

即使我们对文档进行了加密,但是还不能保证肯定安全。因为当我们在建立文档时如果先输入文档的内容,然后再保存时,那么就会在文档属性的“摘要”标签中显示一些个人信息。对此,我们只需要在资源管理器中打开该文档的属性窗口,将其切换到“摘要”标签,然后将标题、主题、作者、备注等信息全部删除,或者填写一些无关紧要的内容。

其次,我们也可以直接在文档中打开“工具”菜单下的“选项”命令,然后在“安全性”标签中把“隐私选项”下的“保存时从文件属性中删除个人信息”项选中即可。

三、保护文档

在Word 2003中还给我们提供了一个“保护文档”的实用工具,借助该工具就可以限制非法用户对文档格式和内容进行随意修改。

要启动文档保护,只需要打开该文档,然后单击“工具”菜单,选择其中的“保护文档”,这样就会在当前编辑窗口右侧多出一个“保护文档”编辑区域。在该区域一共分为三部分:其中第一部分“格式设置限制”主要是防止非法用户对文档的格式进行修改,对此我们只需要选中“限制对选定的样式设置格式”选项,然后单击“设置”按钮,在弹出的“格式设置限制”窗口中设置禁止用户修改的格式类型,例如字体、字号等格式;第二部分则是“编辑限制”,这可以防止别人随意修改文档的内容,选中“仅允许在文档中进行此类编辑”,然后在下拉菜单中选择用户可以进行的操作,例如“批注”,这样就可以避免别人随意修改文档原来的内容,只能添加或修改批注的内容了。

做好上面两项保护内容后,我们只需要单击第三部分中的“是,启动强制保护”按钮,这样即会弹出密码设置窗口,设置一个保护密码,这样在没有密码的前提下文档将处于保护状态。如果要对文档进行修改,只需要再次打开“工具”菜单,选择“取消文档保护”命令,在弹出的窗口中输入预设的口令即可。

四、防止别人偷窥

防止别人偷窥除了上面介绍的加密保护之外,我们还可以使用一些更加巧妙的方法。因为加了密码,别人可以借助专业的破解工具来破解,而换一个思维进行加密有可能启到出其不意的效果。

打开“编辑”菜单,选择“全选”命令将文档全部选中,然后将其全部设为“白色”,这样由于文档背景色也是白色,别人打开看到的也只是空白一片,以为这只是一个空白文件。当然,为了提高安全性,我们可以在文档中插入一些不相关的图片,这样偷窥者就不会因为文档体积的变化起疑心了。

当然,这种方法属于出其不意的操作,为了提高其操作的安全性,我们还可以在这个方法的基本上再做一些改动。

打开“工具”菜单,选择“宏”下的“录制新宏”,在打开的窗口中单击“将宏指定到”中的“键盘”按钮,将鼠标定在打开的窗口“请按新快捷键”中,按下键盘上一个指定的快捷键,例如Ctrl+1,再单击“指定”按钮将其添加到“当前快捷键”列表中,单击“关闭”按钮返回主窗口,把文档全部设为白色,做好后单击宏录制工具栏上的“停止录制”按钮。

这样别人若不知道我们设置的快捷键将无法成功修改文档的颜色,而我们自己要修改时,只需要在修改前按下设置的快捷键即可。

另外,为了提高安全性,建议大家取消文档中的段落标识。其方法是打开“工具”菜单下的“选项”命令,在“视图”标签中取消“格式标记”下的“段落标记”项即可。

五、宏安全

为了防止宏病毒对文档造成侵害,我们有必要对宏病毒提供警告保护。

打开“工具”菜单,选择“宏”子菜单中的“安全性”命令,在这里我们就可以为其指定一个安全级别。建议大家至少使用中、高级,不要使用低级。

六、防范意外损坏丢失

对OFFICE文档提供保护,不仅仅是在保密上下功夫,除此之外我们还必须应付一些意外情况,例如文档损坏或断电丢失。

对于这些意外情况,只要我们事先做好防范,同样可以将损失降到最低点。打开“工具”菜单下的“选项”命令,切换到“保存”标签,首先选中“保留备份”和“允许后台保存”两个选项,这样在我们保存原文档的同时,程序会自动生成一个WBK为后缀名的备份文档;其次为了防范断电、死机等意外情况的发生,我们还需要在“保存”标签中选中“自动保存时间间隔”,同时设置一个间隔的时间。这样即使出现意外文档没有保存,也不用担心内容的丢失。

合理运用上述方法,相信一定能够保证你文档的安全。

如何给文件加密呢?为office文档加密保护方法

10/15 19:37
自己的文档.表格.PPT幻灯片,如果不希望公开其内容,但还需要存储在公共的区域或通过普通渠道传输,那么就采用给文件加密的办法吧.下面小编就为大家分享如何给文件加密方法,希望对你有所帮助. 步骤 1.打开需要加密的文档,选择[另存为]. 2.在弹出来的对话框选择[工具]--[安全措施选项]. 3.分别在[打开文件时的密码]和[修改文件时的密码]处输入你设置的密码,其他选择默认,单击[确定].然后需要再次确认密码,分别输入后,确定. 4.然后返回到另存为对话框,单击取消. 5.再次返回文档,再次单击

MindManager内嵌浏览器无法编辑超链接的Office文档

07/05 20:04
在MindManager思维导图中可以运用内嵌浏览器打开超链接的文档,与Office的兼容性使得可以超链接Office文档,但当出现MindManager内嵌浏览器无法编辑超链接的Office文档时该怎么办呢,本文为您做出解答. 问题描述:当打开超链接的 Office 文档时,例如 Excel, Word 或者 PowerPoint 时, 用户试图编辑文本, 该文件显示一个警告信息提示:该文件是只读文件.用户没有修改该文件的权限. 下列信息显示: Microsoft Excel: 表格中的格子或

Chrome新插件支持浏览器直接打开Office文档

04/19 04:22
Google为Chrome 27发布了一款插件,名为Chrome Office Viewer阅读器【点击下载】,支持在浏览器内直接打开多种格式的Office文档。该插件目前仅支持Chrome 27 Beta。 用户现在可在Chrome网上商店中下载这款插件,安装后Chrome就能在浏览器内直接打开微软Word、Excel、PowerPoint文档,就如同你能在Chrome里直接打开PDF文档一样。 Chrome Office Viewer支持的文件格式包括.doc、 .docx、 .

如何保护Word文档不能非法修改

10/10 00:52
Microsoft Word是微软公司的一个文字处理器应用程序。它最初是由Richard Brodie为了运行DOS的IBM计算机而在1983年编写的。随后的版本可运行于Apple Macintosh (1984年), SCO UNIX,和Microsoft Windows (1989年),并成为了Microsoft Office的一部分。 说起Word文档的安全性,人们想到的恐怕就是设置打开和修改权限密码。其实,在实际的应用中,我们需要更加周密的保护。例如禁止别人对原文档的格式进行修改、禁止编

3种给Office文档加密的方法

10/18 19:58
用Office软件自身来加密文档 用Office软件自身就可以给文档加密.以Word为例,打开要加密的文档,从"文件"菜单中选择"信息→保护文档→用密码进行加密",输入密码之后,文档就被保护起来了.Excel和PPT中文档加密方法类似. 用Office设置文档密码还有一种方法,那就是选择"文件→另存为"命令,在另存窗口的"保存"按钮旁,选择"工具"下拉菜单,并选择"常规选项";随后在激活

Office怎么给文档加密 3种Office文档加密方法图解

10/15 07:19
Office怎么给文档加密?自己的文档.表格.PPT幻灯片,如果不希望公开其内容,但还需要存储在公共的区域或通过普通渠道传输,那么就采用给文件加密的办法吧.下面分享3种给Office文档加密的方法,希望对你有所帮助. ● 用Office软件自身来加密文档 用Office软件自身就可以给文档加密.以Word为例,打开要加密的文档,从“文件”菜单中选择“信息→保护文档→用密码进行加密”,输入密码之后,文档就被保护起来了.Excel和PPT中文档加密方法类似. 用Office设置文档密码还有一种方法,

如何给Office文档加密以防泄密

12/08 21:14
我们很多人都非常喜欢用office软件来处理一些数据,文档.有些内容可能属于公司比较重要的资料,我们不希望别人随意查看和修改.今天就跟大家介绍一下如何给Office文档加密以防泄密的具体操作步骤.1. 最简单也是最有效的就是文档设置密码保护,密码保护有打开权限密码和修改权限密码两层.2. 但是,给文档进行了加密保护后,如果我们是先输入了文档的内容,再保存的时候,那么在文档属性的"摘要"中就会显示我们个人信息,所以还是不够安全.3. 我们需要在菜单栏依次选择"工具"-

在Office文档中怎么设置文件保护

06/14 17:05
我们编辑好的Word文档,想要设置文件保护,不希望别人修改我们的文档内容,该怎么操作呢?今天就跟大家介绍一下在Office文档中怎么设置文件保护的具体操作步骤.1. 首先打开电脑上想要设置保护的文档,点击页面左上角的"文件"选项2. 如图,在打开的窗口中,找到"保护文档"的选项,点击3. 如图,在打开的菜单中,选择"标记为最终状态"选项4. 如图,在打开的窗口中,点击"确定"5. 接着继续在弹出的窗口中,点击"确定&

如何在手机版WPS Office文档中插入文本框?

10/15 08:30
现在手机都一样可以下载WPS Office软件了,我们可以随时随地都可以做文件了,而且手机做WPS Office文档也一样简单操作就能做出一份文档了,当你在新建文档需要插入文本框的时候,很多用户就在这时问小编给如何在手机版WPS Office文档中插入文本框?其实方法很简单的,下面小编就为大家详细一下,希望能帮到大家! 1)首先打开WPS Office软件,选择你要插入文本框的文档点击进入,在右上方点击【笔图标】。(如下图) 2)在界面下方点击【+】,再点击【文本框】。(如下图) 3)进入界面选