Excel函数自动判断、填充信息【百科全说】

根据数据之间的关联规律，结合Excel的公式和函数，我们可以快速从学号中提取相应其他信息，自动填入到相应单元格中。　假如笔者的一位朋友在一所大学的学生信息中心工作，她常常需要用Excel制作如图1所示的学生信息表。可以看出这张表格有来自不同年级、学院和系别的同学，由于这个原因，平时她基本上都是手动输入这些信息的。由于笔者也完成过类似的任务，知道位于第一列的学号是按一定规律编排的。为了提高工作效率，其实可以根据这个规律，结合Excel的公式和函数快速地从学号中提取出相应的信息，自动填入到相应的单元格中。当数据量比较大时，这种方法的优越性非常明显。

操作方法

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前提条件：了解学号的编排规律利用这个方法的前提条件是学号是按一定规律编排的，在实际情况中几乎都是如此。例如，图1表格中学号的编排规律是：学号的第一位数代表生源地区，如果是“5”就代表“外地生源”，如果是“4”就代表“本地生源”。第二至第三位代表年级，第四至第六位代表学院，比如“110”代表“数科院”，“111”代表“信息学院”等。第七至第八位代表“系别”，比如“24”代表“数学系”，“27”代表“计算机系”等，最后三位代表所在班级的学号。
02

使用IF函数建立公式从学号中提取信息 1．由于“学号”的数据类型为文本，因此设置A列的单元格格式的数据类型为“文本”。
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2．选中C2单元格，建立根据学号得出学生生源信息数据的公式。在C2单元格中输入的公式为：“=IF(A2="","",IF(LEFT(A2,1)="5","外地生源",IF(LEFT(A2,1)="4","本地生源","无效的生源代码")))”。这个公式的含义是：如果在A2中还没填入学号，就返回一个空字符串，如果填入的学号的第一位字符为“5”，则返回字符“外地生源”，如果第一位字符为“4”，则返回“本地生源”，如果是其他字符，就返回“无效的生源代码”。输入公式后，利用公式填充柄复制公式到下方恰当的单元格。后面请每次输入公式后，都复制到恰当的单元格。小提示：由于学号的数据类型为文本，而不是数值，所以在条件“LEFT(A2,1)="5"”中，要对数字5加引号。下面的情况同理。
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3．选中D2单元格，建立根据学号得出学生年级数据的公式。在D2单元格中输入的公式为：“=IF(A2="","",MID(A2,2,2)&"级")”。其中MID(A2,2,2)的含义是，从A2学号中的第二位开始，提取二个字符。
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4．选中E2单元格，建立根据学号得出学生学院的公式。在E2单元格中输入的公式为：“=IF(MID(A2,4,3)="110","数科院",IF(MID(A2,4,3)="111","信息学院",IF(MID(A2,4,3)="112","外语学院","无效的学院代码")))”。这个公式的含义是：如果代表学院的字符串为“110”，则返回“数科院”；若是“111”，则返回“信息学院”；若是“112”则返回“外语学院”，若是其他情况，则返回“无效的学院代码”。小提示：这里嵌套使用了IF函数，由于IF函数最多只能嵌套七层，因此最多可以根据代码返回八个学院。如果实际情况中需要使用的学院数目超过了八个，则可以使用自定义函数。

Excel函数自动判断、填充信息

操作方法

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