在 Office 中用邮件合并功能批量打印工资条
打印工资条是财务人员经常做的工作。在 Office 中，通过 Excel 和 Word 的邮件合并功能，可以方便快捷地完成这一任务。打印工资条的关键是：在邮件合并中，使用“目录”模式。
操作方法
- 01
在 Excel 里准备好员工工资表。 在如图的表中，包括了“月份”、“姓名”、“应发工资”、“扣除数”、“实发工资”几个字段，这些字段稍后将被合并到 Word 里的工资条版式之中。
- 02
在 Word 中，设计好工资条的模板，模板中的项目与上一步骤中数据表的字段对应。 如图，通过表格的形式设计工资条模板，可以让工资条更加清晰易懂，而且便于打印后的剪裁分发。
- 03
在 Word 中，依次点击“邮件”选项卡——“开始邮件合并”功能组——“选择收件人”按钮，在下拉列表中点击“使用现有列表”菜单项。
- 04
Word 为我们弹出“选取数据源”对话框，在对话框中导航到第 1 步骤中 Excel 表格所在的位置，单击文件，然后单击“打开”按钮。
- 05
Word 进而弹出“选择表格”对话框，对话框将列出所选 Excel 工资表中的可用工作表。如图，本经验所用 Excel 工资表中只有一个工作表——“员工工资表”，我们点击它，确保“数据首行包含列标题”选项被选中，最后单击“确定”。
- 06
将光标定位到 Word 中工资表模板表格的“月份”下方单元格，然后依次点击“邮件”选项卡——“编写和插入域”功能组——“插入合并域”按钮，在下拉列表中点击“月份”，此单元格中将出现“《月份》”的数据域。此下拉列表中的项目来自第 3 —— 第 5 步骤中打开的 Excel 数据源表格。 同样操作，依次插入“姓名”、“应发工资”、“扣除数”、“实发工资”几个数据域。
- 07
在 Word 中，依次点击“邮件”选项卡——“开始邮件合并”功能组——“开始邮件合并”按钮，在下拉列表中选择“目录”，这是打印工资条的关键，因为“目录”这一邮件合并模式，将会自上而下地排列模板内容，正好适合打印工资条的需要。
- 08
在 Word 中，依次点击“邮件”选项卡——“完成”功能组——“完成并合并”按钮，在下拉列表中，点击“编辑单个文档”菜单项。
- 09
Word 进而弹出“合并到新文档”对话框，确保“合并记录”中的“全部”单选按钮被选中，最后单击“确定”按钮。
- 10
包含第 1 步骤中全部员工工资条的页面被 Word 生成，这时就可以打印，然后裁切、发放了。